Aus dem Leben eines THG-Quotenvermittlers – Teil 1
Regelmäßig erhalten wir bei Elektrovorteil auch Supportanfragen, die sich auf die internen Abläufe beziehen. Natürlich möchten wir – als transparenter Anbieter – euch zukünftig davon berichten. Daher beginnen wir nun mit einer kleinen Serie, die euch einen Blick hinter die Kulissen gewährt.
Beginnen möchten wir mit einer neuen Regelung des Umweltbundesamtes (UBA), welche das Antragsverfahren in 2023 betrifft. Nicht nur wir, sondern alle Anbieter sind angehalten, diese Regelungen für einen schnellen Ablauf im Antragsverfahren umzusetzen.
Welche Änderungen gibt es denn im nächsten Jahr?
Das UBA musste bereits einiges an Kritik einstecken, da die Antragsverfahren deutlich länger als geplant gedauert haben (wir berichteten). Daher ist das Anliegen klar:
Zur effizienten und schnellen Bearbeitung von Anträgen gem. § 8 Absatz 1 Satz 1 der Achtunddreißigsten Verordnung zur Durchführung des Bundes-Immissionsschutzgesetzes (Verordnung zur Festlegung weiterer Bestimmungen zur Treibhausgasminderung bei Kraftstoffen - 38. BImSchV) sollen Anträge ab dem 1. Januar 2023 für das Verpflichtungsjahr 2023 folgende Hinweise durch Antragstellende beachtet werden.
Was ändert sich jetzt im Detail?
1. Die Übermittlung der Vorderseite der Zulassungsbescheinigung Teil I ist zukünftig ausreichend. Von einer Übersendung der Rückseite ist daher abzusehen.
Gut für euch und den Antragsprozess: Ab dem nächsten Jahr reicht ein Scan oder gutes Foto der Vorderseite der Zulassungsbescheinigung. Wir werden das Antragsverfahren entsprechend umstellen.
2. Alle im Rahmen einer Antragstellung an uns übermittelten Zulassungsbescheinigungen Teil I als notwendige Nachweise sollten sich in einem gemeinsamen (komprimierten) Ordner befinden. Das Verwenden von Unterordnern sollte unterlassen werden.
Für euch ändert sich nichts, jedoch müssen bei uns – und natürlichen vielen Mitbewerbern – im Hintergrund die Prozesse und Abläufe angepasst werden. Die Herausforderung dabei: Dies muss relativ kurzfristig geschehen, jedoch sind wir bereits gut vorbereitet.
3. Pro Fahrzeug ist jeweils eine separate Datei vorzusehen. Die einzelnen Dateinamen sollten mit der Fahrzeugidentifikationsnummer (FIN) beginnen, können danach aber weitere Zeichen enthalten, um unsererseits eine schnelle und sichere Zuordnung zu ermöglichen.
Auch hier ändert sich für die Kunden nichts. Da wir bereits effizient mit einer KI arbeiten, die die Zeichenfolge der Fahrzeugidentifikationsnummer (FIN) erkennt, ist eine Umsetzung der Anforderung des UBA bei uns im System recht schnell umsetzbar.
4. Die einzelnen Dateien der Zulassungsbescheinigungen sollten als PDF mit einer maximalen Speichergröße von 350 KB (Auflösung von 150 DPI empfohlen) eingereicht werden. Es ist durch den Antragsteller darauf zu achten, dass trotz der beschränkten Auflösung die Lesbarkeit der Informationen auf den Zulassungsbescheinigungen gewährleistet sein muss.
Jeder, der einmal eine Bewerbung in eine bestimmte Dateigröße bringen musste, kennt das Problem. Ein gut sichtbarer Scan mit einer bestimmten Auflösung und mit einer definierten Dateigröße ist nicht immer leicht herstellbar. Hier wird sich zeigen, ob die geringe Dateigröße bei einer bürotauglichen Auflösung mit einer guten Lesbarkeit vereinbar ist. Vorteil für uns und natürlich das UBA: Das spart Speicherbedarf, Geld und Ressourcen und ist nebenbei auch noch nachhaltiger.
5. Wir bitten darum, Anträge maximal in einem monatlichen Turnus einzureichen.
Bisher haben wir versucht so schnell wie möglich die Anträge zu stellen. Jedoch wird es ab dem nächsten Jahr eine gewisse Wartezeit geben. Wer am Anfang eines Monats den Antrag bei uns einreicht, muss sich auf bis zu 4 Wochen mehr Wartezeit einstellen. Aber keine Panik, der durchschnittliche Warteprozess dauert ca. 2 Wochen und natürlich sind wir stets bemüht, diesen Zeitraum zusätzlich zu verkürzen.
Tipp: Wer die Prämie noch schneller erhalten möchte, kann mit unserer Funktion „Ja ich möchte meine Prämie schneller erhalten“ den Bearbeitungsprozess ggf. beschleunigen, indem auf das 14-tägige Widerrufsrecht verzichtet wird.
6. Wir bitten darum, die Zulassungsbescheinigungen möglich korrekt ausgerichtet einzureichen (Scan/Kopie nicht auf dem Kopf stehend oder seitlich gedreht).
Wir werden also die Bilder ggf. bearbeiten müssen. Sollte es uns jedoch nicht möglich sein, den Scan oder das Foto korrekt darzustellen, dann kommen wir ggf. auf Sie zu. Denn nur ein korrekter Scan wird dann beim Umweltbundesamt auch erfasst – und letztendlich profitieren ja alle Seiten davon.
7. Es ist darauf zu achten, dass die Zulassungsbescheinigungen möglichst ausschließlich auf neutralen Hintergründen (z. B. weiße Oberflächen/Scanner-Hintergrund) eingereicht werden. Farbliche, gemusterte oder Hintergründe mit realen Alltagssituationen sollten demnach entfernt werden. Dazu sollte das eingereichte Bild entsprechend beschnitten werden.
Hier können auch die Kunden einen gewissen Beitrag leisten, denn bereits wenn das Foto gemacht wird, sollte auf einen möglichst neutralen Hintergrund geachtet werden. Diese Information werden wir selbstverständlich auch an unsere Geschäftspartner übermitteln und im Antragsprozess später gezielt darauf hinweisen.
8. In der vom Umweltbundesamt zur Antragstellung bereitgestellten Excel-Vorlage ist in Spalte C das Datum der vorgelegten Zulassung anzugeben (Feld I auf Seite 1 der Zulassungsbescheinigung Teil I). Es ist nicht das Datum der Erstzulassung (Feld B auf Seite 2 der Zulassungsbescheinigung Teil I) anzugeben.
Hierbei handelt es sich nur um einen wichtigen Hinweis für uns. Die Kunden betrifft dieser Aspekt nicht.
Fazit
Wir hoffen, es ist uns mit dem ersten Teil gelungen zu zeigen, dass wir im Hintergrund ordentlich Arbeit – neben den üblichen Verbesserungen – betreiben müssen, um insbesondere die Anforderungen der Behörden oder Quotenverpflichteten zu erfüllen. Schreibt uns gerne in den Kommentaren, ob solche Themen zukünftig öfter thematisiert werden sollen.
Gastautor: Steven Handau